Mediation in 5 stappen: Hoe verloopt een mediation traject?
De keuze is gemaakt: jullie hebben besloten om jullie conflict op te lossen met behulp van mediation. Maar wat gebeurt er nu? Wat kunnen jullie verwachten? En hoe verloopt een mediation traject eigenlijk?
Elke situatie is uniek, dus ook elke mediation zal anders zijn. Echter, een standaard mediation traject verloopt doorgaans in 5 stappen:
Oriënterend kennismakingsgesprek
Mediation begint doorgaans met een telefonisch oriënterend kennismakingsgesprek. De mediator legt uit wat mediation is, welke voorwaarden er zijn voor mediation, hoe het proces verloopt, wat partijen mogen verwachten van de mediator en wat er van partijen wordt verwacht. Daarnaast toets de mediator of de kwestie geschikt is voor mediation. Het oriënterend kennismakingsgesprek is niet bedoeld om inhoudelijk de kwestie te bespreken, maar om inzicht te geven in de mogelijkheden van mediation.
Arbeidsmediation begint vaak net iets anders dan andere soorten mediation zoals bijvoorbeeld familiemediation. Dit komt doordat er bij arbeidsmediaton vaak sprake is van hiërarchie, machtsverschillen en/of ziekte. Daarom begint een arbeidsmediation met een individueel intakegesprek.
Het intakegesprek is een vertrouwelijk één-op-één gesprek tussen de mediator en de partijen afzonderlijk van elkaar. Tijdens het intakegesprek krijgen beide partijen evenveel tijd alleen met de mediator om hun kant van het verhaal te vertellen. In een intakegesprek wordt de kwestie wél inhoudelijk besproken. Dit in tegenstelling tot een oriënterend kennismakingsgesprek. De mediator bepaalt of de mediation zal beginnen met een intakegesprek of niet.
Eerste gezamenlijke mediationgesprek
Wanneer beide partijen besluiten hun conflict te laten bemiddelen door Olive Branch Mediation, zal er een gezamenlijk mediationgesprek worden gepland op mijn kantoor in Rotterdam. Dit is voor beide partijen een neutrale plek.
Een mediationgesprek duurt doorgaans 2 uur. Afhankelijk van de complexiteit van de kwestie en de bereidheid van partijen kan een mediation traject succesvol worden afgerond binnen 2 tot 4 gesprekken.
De mediationovereenkomst: Tijdens de eerste gezamenlijke mediationgesprek zal ik met partijen de mediationovereenkomst doornemen en deze samen met hen ondertekenen. De mediationovereenkomst beschrijft onder andere de globale omschrijving van de kwestie, de kosten en de belangrijke voorwaarden voor mediation zoals geheimhouding en vrijwilligheid.
Van standpunten naar belangen
Eenmaal dit zakelijke gedeelte is afgerond, is het tijd voor partijen om hun verhaal te delen. Waarom zijn jullie hier en wat is er aan de hand? Wat zouden jullie graag zien dat opgelost en geregeld wordt? Wat heeft partijen zo geraakt en waarom? Wat heb je nodig van de ander? Welke wensen en belangen hebben jullie? Hoe zien jullie de toekomst? Ik sta hier bewust bij stil. Niet alleen om met partijen te inventariseren welke richting ze willen opgaan met de mediation: samen verder of uit elkaar, maar ook om naar elkaar uit te spreken wat er uitgesproken moet worden.
Sla je deze cruciale stap over – zoals veel mediators doen wanneer het vrij snel duidelijk is geworden dat partijen uit elkaar wensen te gaan – dan is de kans heel groot dat in de onderhandelingsfase partijen stagneren, omdat ze elkaar het licht in de ogen niet gunnen. Ze voelen zich immers niet gezien, gehoord en begrepen waardoor water bij de wijn doen volledig tegen hun gevoel in gaat.
Als mediator help ik partijen om niet alleen fysiek naar elkaar te luisteren, maar elkaar ook echt te horen. “Wat bedoelt de ander nu precies?” Pas dan kunnen partijen samen effectief zoeken naar oplossingen die voor hun beide aanvaardbaar zijn.
Wil je graag tips & tricks hoe te onderhandelen tijdens mediation? Lees dat hier mijn blog: ‘Hoe ook jij succesvol kunt onderhandelen tijdens mediation: Lessen uit “Getting to Yes”.’
Sparren over mogelijke oplossingen
In deze fase gaan partijen samen aan de slag. Als mediator draag ik zelf geen oplossingen aan, maar laat partijen, in het kader van zelfbeschikking, zelf beslissen welke oplossing het beste bij hen past. In mediation houden partijen zelf de regie over de oplossing en daarmee ook over hun toekomst! Dat geeft ruimte voor creatieve oplossingen met oog op de toekomst.
Vastleggen afspraken in een overeenkomst
Eenmaal een oplossing is gevonden waar alle partijen akkoord mee zijn, kunnen partijen ervoor kiezen om deze vast te laten leggen in een mediation-eindovereenkomst of, in het kader van een beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden, een vaststellingsovereenkomst. Bij conflicten in privésfeer is dit niet altijd noodzakelijk. Bij een arbeidsmediation is het vastleggen van afspraken wel gebruikelijk.
Hebt u nog vragen over het mediation traject of bent u benieuwd hoe u mediation kunt inzetten bij het oplossen van uw conflict?
FAQ
Het beroep ‘mediator‘ is in Nederland een onbeschermde titel. Dat betekent dat iedereen zich een mediator mag noemen. Het is heel belangrijk om te kiezen voor een MfN-registermediator. Lees hier waarom.
Ik hoor vaak van cliënten dat ze gespannen zijn voor hun eerste mediation. Dat is heel begrijpelijk. Ervaring leert dat cliënten een stuk zekerder een eerste mediation binnen lopen als ze zich goed hebben voorbereid. Hoe? Lees verder.
Een mediation traject duurt normaal gesproken niet langer dan drie maanden. Doorgaans kan een mediation succesvol worden afgerond binnen 4 tot 8 weken. Uiteraard hangt alles af van de complexiteit van de zaak en de bereidheid van partijen om tot een oplossing te komen.
