Voorbereiden op een mediationgesprek. Zo doe je dat!
Ik hoor vaak van partijen dat ze gespannen zijn voor hun eerste gezamenlijke mediationgesprek. Dat is heel begrijpelijk! Sommige mensen maken zich zorgen over wat ze gaan zeggen of weten zich geen houding te geven in het bijzijn van de andere partij. Daarnaast is er vaak een periode geen contact geweest tussen partijen of het contact verloopt zo moeizaam dat ze nooit van te voeren goed kunnen inschatten hoe het gesprek zal verlopen. En dan zitten jullie opeens samen in één kamer met een mediator die jullie beiden niet kennen. Dit zal door velen als spannend worden ervaren.
Hoe voorbereiden mediationgesprek
Volledig de spanning elimineren zal lastig zijn. Echter, ervaring leert dat partijen een stuk zekerder het eerste mediationgesprek binnen lopen als ze zich hebben voorbereid. ‘Hoe moet ik me voorbereiden op zoiets’ hoor ik u denken.
Allereerst helpt het partijen doorgaans wanneer ze precies weten wat ze kunnen verwachten tijdens een mediationtraject:
Oriënterend kennismakingsgesprek
Mediation begint doorgaans met een telefonisch oriënterend kennismakingsgesprek. De mediator legt uit wat mediation is, welke voorwaarden er zijn voor mediation, hoe het proces verloopt, wat partijen mogen verwachten van de mediator en wat er van partijen wordt verwacht. Daarnaast toets de mediator of de kwestie geschikt is voor mediation. Het oriënterend kennismakingsgesprek is niet bedoeld om inhoudelijk de kwestie te bespreken, maar om inzicht te geven in de mogelijkheden van mediation.
Arbeidsmediation begint vaak net iets anders dan andere soorten mediation zoals bijvoorbeeld familiemediation. Dit komt doordat er bij arbeidsmediaton vaak sprake is van hiërarchie, machtsverschillen en/of ziekte. Daarom begint een arbeidsmediation doorgaans met een individueel intakegesprek.
Een indvidueel intakegesprek is een vertrouwelijk één-op-één gesprek tussen de mediator en de partijen afzonderlijk van elkaar. Tijdens het intakegesprek krijgen beide partijen evenveel tijd alleen met de mediator om hun kant van de kwestie te delen. In een intakegesprek wordt de kwestie wel inhoudelijk besproken. Dit in tegenstelling tot een oriënterend kennismakingsgesprek. De mediator bepaalt of de mediation zal beginnen met een intakegesprek of niet.
Eerste gezamenlijke mediationgesprek
Wanneer beide partijen aan de mediator hebben bevestigd dat zij door middel van mediation hetgeen hun verdeeld houdt wensen op te lossen, zal de mediator een gezamenlijk mediationgesprek plannen. Dit is vaak op het kantoor van de mediator. Een voor beide partijen neutrale plek.
Een mediationgesprek duurt doorgaans 2 uur. Afhankelijk van de complexiteit van de kwestie en de bereidheid van partijen kan een mediation traject succesvol worden afgerond binnen 2 tot 4 gesprekken.
Van standpunten naar belangen
Eenmaal dit zakelijke gedeelte is afgerond, is het tijd voor partijen om hun verhaal te delen. Waarom zijn jullie hier en wat is er aan de hand? Wat zouden jullie graag zien dat opgelost en geregeld wordt? Wat heeft partijen zo geraakt en waarom? Wat heb je nodig van de ander? Welke wensen en belangen hebben jullie? Hoe zien jullie de toekomst? Ik sta hier bewust bij stil. Niet alleen om met partijen te inventariseren welke richting ze willen opgaan met de mediation: samen verder of uit elkaar, maar ook om naar elkaar uit te spreken wat er uitgesproken moet worden.
Wil je graag tips & tricks hoe te onderhandelen tijdens mediation? Lees dat hier mijn blog: ‘Hoe ook jij succesvol kunt onderhandelen tijdens mediation: Lessen uit “Getting to Yes”.’
Sparren over mogelijke oplossingen
In deze fase gaan partijen samen aan de slag. De mediator draagt zelf geen oplossingen aan, maar laat partijen, in het kader van zelfbeschikking, zelf beslissen welke oplossing het beste bij hen past. In mediation houden partijen zelf de regie over de oplossing en daarmee ook over hun toekomst! Dat geeft ruimte voor creatieve oplossingen met oog op de toekomst.
Vastleggen afspraken in een overeenkomst
Eenmaal een oplossing is gevonden waar alle partijen akkoord mee zijn, kunnen partijen ervoor kiezen om deze vast te laten leggen in een mediation-eindovereenkomst of, in het geval van een beëindiging van een dienstverband met wederzijds goedvinden, in een vaststellingsovereenkomst. Bij conflicten in privésfeer is dit niet altijd noodzakelijk. Bij een arbeidsmediation of echtscheidingsmediation dienen er echter wel stukken opgesteld te worden.
Naast een goede voorbereiding is vertrouwen in mediation, vertrouwen in het proces en uiteraard vertrouwen in uzelf, onmisbaar om de mediation te laten slagen. Heeft u nog vragen?
